HR afspraken in uw contract?

Hou ze goed in de gaten! Lees ons artikel uit het Outsource Magazine.

Bekijk het origineel hier in PDF.

Tja, regie en outsourcing. U als ervaren outsourcer weet hoe belangrijk regie is. U weet ook dat lang niet alle contracten een hoofdstuk wijden aan governance: sturing en controle op ordentelijke uitvoering van het contract. En zo komt het dat als de wit- tebroodsweken voorbij zijn, de leverancier vaak overgaat tot zijn interpretatie van de contractuele afspraken en de servicelevels. En zijn interpretatie van de afspraken wordt niet altijd door u gedeeld. Bovendien is vaak geen regietool afgesproken en ko- men partijen – die toch volgens de bedoe- ling van outsourcing naast elkaar zouden moeten staan – ineens tegenover elkaar te staan met ieder een andere interpretatie van de afsprakenberg.

Zo werden wij op een dag gevraagd te toetsen of de leverancier zich hield aan de contractuele HR-afspraken. Klanten gaan er vaak van uit dat het HR-gedeelte afge- rond is met de overgang van de betrokken groep medewerkers. Dat is natuurlijk niet zo, maar outsourcers merken doorgaans pas bij hercontractering of exit dat zij op de HR-ontwikkelingen hadden moeten letten…. Dan kan het zomaar zijn dat er bijvoorbeeld substantieel meer medewer- kers op de scope zitten dan verwacht. Of dat er minder overgegane medewerkers bij de leverancier herplaatst zijn dan afgespro- ken. En dan dit soort HR-issues ‘repareren’ brengt veel, héél veel kosten met zich mee.

Maar goed. Deze klant wilde weten of hij een extra inspanning moest doen (of aan de leverancier moest vragen) om op de afgesproken HR-resultaten uit te komen. Dat resultaat ging onder andere over het absorptieniveau (het vermogen van de le- verancier om medewerkers van deze ac- count elders in zijn organisatie op te ne- men) en het mixen van medewerkers op het account. Zo bereikt de klant daadwer- kelijke integratie van zijn ex-medewer- kers en dat voorkomt servicedrops. Maar het ging ook over aantallen, scholing en herstructurering. En (last but certainly not least) rationalisatie: het vermogen van de leverancier om op termijn meer met minder te doen.

Uiteraard lag er bij de afdeling Regie een samenvatting van alle HR-afspraken. Ook was de bedoeling achter en het verband tussen alle HR-afspraken begrijpelijk gemaakt. Men had een workshop gehou- den om een en ander goed te laten leven. Natuurlijk was HR een vast item op de rolling calendar. Maar dat bleek toch al- lemaal niet voldoende. En hoe kwam dat? Omdat geen van de regiemedewerkers betrokken was geweest bij het maken van het contract. Het contract met al zijn af- spraken ‘leefde’ dus niet voor hen. Er was geen regietool geïmplementeerd waar- door het enorme contract hanteerbaar kon worden gemaakt. Er waren natuurlijk regelmatig bijeenkomsten met de leverancier maar aan het HR-agendapunt op de rolling calendar kwam de vergadering niet altijd toe.

Urgent belangrijk gaat im- mers altijd voor niet urgent maar wel be- langrijk. De dan wel niet bij het contrac- teren betrokken maar wel goed getrainde medewerkers die op de juiste uitvoering van het contract moesten toezien, verlie- ten heel snel hun functie en werden ver- vangen door medewerkers die de werking en bedoeling van het contract uit derde hand moesten vernemen. Komt dit alles u bekend voor? Gewoon een regietool afspreken en toezien op de uitvoering van alle HR-afspraken gedurende de hele looptijd van het contract. Scheelt u veel geld en gedoe.